Wer längere Zeit in den Urlaub geht, braucht ein starkes Gemüt. Einer britischen Studie zufolge fürchtet ein Fünftel der Arbeitnehmer nach den Ferien die Rückkehr ins Büro. Bei einigen davon reicht schon das Wochenende und ein wahrer E-Mail-Tsunami schwappt ihnen am Montagmorgen nach dem Einloggen ins Gesicht. Die Flut an Medien- und Kommunikationsinhalten ist kaum noch zu stoppen, denn nie war es so einfach, andere Menschen zu kontaktieren. Dabei können die vermehrten Anfragen die Arbeitsleistung einer Person erheblich reduzieren oder sogar verunmöglichen, weshalb sich Wissenschaftler mit den Nachteilen dieser Kommunikationsform beschäftigt haben.

Jeder Büroangestellte öffnet täglich im Durchschnitt vier E-Mails und drei Chatnachrichten auf seinem Bildschirm. 71 Prozent schreiben innerhalb von 15 Sekunden zurück. Und ist man schon mal dabei, kann man auch gleich noch die E-Mail von gestern Abend lesen oder den Flug für die nächste Dienstreise buchen. Aber, Moment mal, was wollte man eigentlich tun? Der Mensch ist ein begabter Selbstablenker und wird schnell zum digitalen Herumtreiber.

Nutzen Sie Kommunikation per E-Mail bewusst als Arbeitsinstrument und begegnen Sie dem Unterbrechungsmarathon mit einfachen Maßnahmen:

Morgenstund hat Gold im Mund

Lassen Sie sich nicht gleich am Morgen das Heft aus der Hand nehmen. Starten Sie den Arbeitstag mit wichtigen Pendenzen und checken Sie Ihren Posteingang erst nach ein bis zwei Stunden. Wenn schon unterbrechen, dann zur richtigen Zeit.

Miteinander reden, statt schreiben

Von Angesicht zu Angesicht lässt sich vieles schneller und vor allem persönlich klären. Reden Sie wieder öfter miteinander. Das stärkt den Teamgeist und schafft Platz in Ihrem Posteingang.

Das Wichtigste zuerst

Jeder Arbeitnehmer erhält zwischen 30 und 40 E-Mails pro Tag. Bei Führungskräften ist der Kanal noch schneller voll. 200 Nachrichten und mehr fliegen täglich ins elektronische Postfach. Damit Ihre digitale Botschaft den Empfänger auch erreicht, nachfolgend einige Tipps:

  • Bringen Sie in der Betreffzeile das Thema auf den Punkt. So weiß der Empfänger sofort, worum es geht. Das ist zielführender und spart vor allem Zeit.
  • Fallen Sie mit der Tür ins Haus und packen Sie die wichtigsten Informationen in den ersten Satz. So lesen sich E-Mails auch von unterwegs aus leichter.
  • Ein Thema pro E-Mail reicht. Das sorgt für Ordnung im Archiv und erleichtert später dem Empfänger die Suche.
  • Fassen Sie sich kurz und verzichten Sie auf Fachchinesisch und lange Sätze. Punkten Sie mit einer klaren und verständlichen Sprache und benutzen Sie Aufzählungen und Absätze für eine angenehme Struktur.

Bleiben Sie im Flow

Gehören Sie auch zu den fünf-Minuten-Checkern? Laut Studien prüft der Büromensch durchschnittlich alle fünf Minuten seinen elektronischen Posteingang. Nicht selten ähnelt die E-Mail-Kommunikation dem Instant Messaging. Doch wer eine E-Mail schickt, sollte keine sofortige Reaktion erwarten. Wer dringend eine Antwort braucht, greift besser zum Hörer und ruft an.

Der Mensch hat heute das Bedürfnis, immer und überall informiert zu sein. Bevor Sie aber irgendwann durch die bunte Bürolandschaft Amok laufen, empfehle ich, es wie Jay Ellison, Vizepräsident der amerikanischen Firma US Cellular, zu halten. Er verkündete seinen Mitarbeitern vor einigen Jahren ein E-Mail-Verbot am Freitag und schrieb dazu folgenden Satz: „Ich freue mich darauf, nicht von euch zu hören“.